Fase de preparación y consideraciones

¿Qué es la fase de preparación?

La fase de preparación reúne las tareas que debes completar antes de crear una nueva oportunidad en el sistema. Su objetivo es dejar listos los datos y documentos necesarios para que la oportunidad pueda evaluarse y gestionarse sin problemas.

Antes de crear la oportunidad, asegúrate de tener listos y actualizados la información y los elementos que se indican a continuación:

Elementos que debes tener preparados

Si alguno de estos elementos todavía no existe en el sistema (por ejemplo: Donantes, Socios, Canales), crea el registro primero desde el menú Administración seleccionando el catálogo correspondiente.

• Donantes: Asegúrate de que el donante involucrados esté registrado y con datos actualizados.
• Tipos de oportunidad
• Canal de oportunidad
• Socios y Unidades: Asegúrate de que los socios y unidades internas involucradas estén registrados y con datos actualizados.
• Responsable
• Documentos: Asegúrate que los documentos estén registrados en los mantenimientos Checklist de Oportunidades y Documentos Generales, según corresponda.

Comité interno

En SIGOFC existe un mantenimiento llamado “Comité interno” donde se registran las personas que forman parte del comité. Desde ese mantenimiento se agregan, editan y asignan los miembros que recibirán notificaciones cuando una oportunidad requiera revisión.

¿Por qué es importante mencionarlo?
El comité interno revisa oportunidades en etapas clave del proceso, justo cuando se cumple un monto mínimo de la oportunidad. Para que las notificaciones y las asignaciones funcionen correctamente, es necesario que la lista de miembros esté actualizada (nombre, correo y puesto). Si la persona responsable no está registrada o sus datos están desactualizados, podría perderse la notificación o dispararse un error al momento de intentar enviar una notificación.

Unidades y Enlace técnico

En SIGOFC existe un mantenimiento llamado “Unidades - Enlace técnico” donde se registran las unidades internas del CATIE y la persona responsable de cada una (enlace técnico).

• Propósito: Identificar al responsable técnico de cada unidad para recibir notificaciones, coordinar revisiones y ser punto de contacto durante el proceso de oportunidad.
• Uso práctico: El enlace técnico recibe las asignaciones y notificaciones cuando una oportunidad requiere validación técnica relacionada con su unidad.
• Antes de crear una oportunidad: Verifica que la unidad exista y que el enlace técnico esté registrado y con correo válido. Si no, crea o actualiza el registro en Administración > Unidades - Enlace técnico.

💡 Consejo: Mantén actualizada la información del enlace técnico para evitar retrasos en las revisiones y garantizar la correcta recepción de notificaciones.

‼️ Importante

El correo del rol Enlace técnico debe coincidir con el correo del líder de la unidad. Esto asegura que:

• El Enlace técnico vea solo las oportunidades que le corresponden.
• Reciba las notificaciones y asignaciones correctamente.
• No ocurran errores al asignar o filtrar oportunidades.

Pasos rápidos para verificar o corregir:

1. Ve a Administración > Unidades - Enlace técnico.
2. Busca la unidad y selecciona la opción de “contactos”.
3. Busca a la persona líder de la unidad y verifica que el valor del campo “correo” coincida con la dirección de correo utilizada por el rol de Enlace Técnico.
4. Si no coincide, actualiza el correo y guarda los cambios.

Verificaciones rápidas

• Permisos: Comprueba que tienes los permisos necesarios para gestionar las oportunidades de financiamiento.