Documentos Generales
Ingreso al Módulo
Sección titulada “Ingreso al Módulo”Para acceder al mantenimiento de documentos generales, el usuario deberá ingresar al sistema y, en el menú de navegación ubicado en la parte izquierda de la pantalla, seleccionar la opción: “Administración” > “Documentos Generales”.
Una vez seleccionada esta opción, se mostrará la pantalla principal correspondiente al módulo.
Pantalla Principal del Mantenimiento
Sección titulada “Pantalla Principal del Mantenimiento”En la pantalla principal se visualiza una lista con todos los documentos generales que han sido registrados en el sistema.
La tabla contiene las siguientes columnas:
- Título
- Tipo
- Fecha de expiración
- Archivo
- Fecha de creación
- Fecha de modificación
- Acciones: Editar y Eliminar
En la parte superior de la tabla se encuentran los siguientes componentes:
- Barra de búsqueda: Permite buscar un documento específico
- Barra de filtro: Facilita la aplicación de filtros según distintos criterios
- Tipo de visualización: Permite alternar entre vista de tabla o cuadrícula
- Botón “Nuevo”: Abre el formulario para agregar un nuevo documento general
Creación de un Documento General
Sección titulada “Creación de un Documento General”Para registrar un nuevo documento general:
- Dar clic en el botón “Nuevo”
- Se abrirá un panel emergente con los campos necesarios para crear el nuevo documento
- Complete la información requerida en el formulario
- Dar clic en el botón “Guardar”
Campos del formulario
- Título (obligatorio): Título del documento
- Fecha de expiración (obligatorio): Fecha en que vence el documento
- Departamento (obligatorio): Departamento o tipo al que pertenece el documento
- Archivo (obligatorio): Archivo digital del documento a cargar
Nota importante:
Los demás campos, como identificador único, fecha de creación, usuario creador y fecha de última modificación, son generados automáticamente por el sistema.
Edición de un Documento General
Sección titulada “Edición de un Documento General”Para modificar un registro existente:
- Localice el registro que desea editar
- En la columna de acciones, haga clic en el botón “Editar”
- Se abrirá un formulario con la información actual del registro, lista para modificar
- Una vez completada la información requerida, se debe dar clic en el botón “Guardar”
Campos editables
- Título: Título del documento
- Fecha de expiración: Fecha en que vence el documento
- Departamento: Departamento o tipo al que pertenece el documento
- Archivo: Archivo digital del documento a cargar
Nota importante:
Los demás campos, como identificador único, fecha de creación, usuario creador y fecha de última modificación, son generados automáticamente por el sistema.
Eliminación de un Documento General
Sección titulada “Eliminación de un Documento General”Para eliminar un documento general:
- En la columna Acciones, haga clic en el botón “Eliminar”
- El sistema mostrará una ventana de confirmación para asegurar que realmente desea eliminar el registro
- Si el usuario confirma, el sistema eliminará el documento general y mostrará un mensaje indicando si la eliminación fue exitosa
- Si el usuario cancela, no se ejecutará ninguna acción
Descarga de un Documento General
Sección titulada “Descarga de un Documento General”Para descargar un documento:
- Localice el documento que desea descargar.
- En la columna de archivo, haga clic sobre el documento.
- El sistema iniciará la descarga del archivo.
Notificaciones de Caducidad
Sección titulada “Notificaciones de Caducidad”El sistema cuenta con un mecanismo automático de notificaciones para alertar sobre documentos próximos a vencer:
- Se envían notificaciones con 15 días de antelación al vencimiento.
- Estas notificaciones se envían a todos los usuarios de Oficina de Alianzas Estratégicas.
- Las notificaciones son diarias y se ejecutan una vez al día.
Mensajes del Sistema
Sección titulada “Mensajes del Sistema”Durante las operaciones de creación, edición o eliminación, el sistema mostrará los siguientes tipos de mensajes:
- Confirmación: Antes de eliminar un registro
- Éxito: Cuando la acción se ejecuta correctamente
- Error: Si ocurre un problema o el registro está siendo utilizado
Consideraciones Finales
Sección titulada “Consideraciones Finales”- Todos los cambios realizados se reflejan inmediatamente en la tabla principal
- Los campos automáticos (identificador, fecha de creación, usuarios) son gestionados internamente por el sistema
- Los colores y estilos visuales pueden variar según la versión o diseño final del sistema